DATENSCHUTZERKLÄRUNG

VOLANTE FREE SPIRITS

1. EINLEITUNG

Volante Free Spirits (nachfolgend auch „Verantwortlicher“ oder „wir“ genannt) legt großen Wert auf den Schutz der personenbezogenen Daten der Nutzer, die unsere Website besuchen und den unter der Domain volantespirits.com betriebenen Online-Shop nutzen (nachfolgend „Website“ oder „Shop“).

Diese Datenschutzerklärung soll umfassende Informationen bereitstellen über:

• die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten,
• die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung,
• die Art und Weise der Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten,
• die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten,
• die Rechte der betroffenen Personen,
• die Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien.

Dieses Dokument wurde erstellt in Übereinstimmung mit:

• der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO),
• dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),
• den Vorschriften über elektronische Kommunikation und den Schutz der Privatsphäre im digitalen Umfeld,

sowie weiteren geltenden Vorschriften des Rechts der Europäischen Union und des nationalen Rechts.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar gilt eine natürliche Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Identifikationsnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung (z. B. einer IP-Adresse) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Fälle, in denen Volante Free Spirits als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auftritt, insbesondere im Zusammenhang mit:

• dem Betrieb der Website,
• dem Betrieb des Online-Shops,
• der Abwicklung von Bestellungen,
• der Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz,
• der Durchführung von Marketingmaßnahmen,
• dem Versand von Newslettern,
• der Durchführung von Analyse- und Statistikmaßnahmen.

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, insbesondere aufgrund von Änderungen gesetzlicher Vorschriften, Änderungen der Funktionsweise der Website oder der Erweiterung des Angebots an Dienstleistungen.

2. VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Volante Free Spirits
Śliwkowa 4
62-002 Suchy Las, Polen

USt-IdNr.: 7831609026
E-Mail: shop@volantespirits.com

Der Verantwortliche entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zur Ausübung Ihrer Rechte als betroffene Person oder zu dieser Datenschutzerklärung können Sie den Verantwortlichen kontaktieren: per E-Mail: shop@volantespirits.com schriftlich an die oben angegebene Anschrift.

Der Verantwortliche trifft angemessene Maßnahmen, um die Sicherheit personenbezogener Daten sowie die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften zu gewährleisten.

3. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERHEBEN WIR?

Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt davon ab, wie Sie die Website und den Shop nutzen.

3.1 Vom Nutzer direkt bereitgestellte Daten

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Website können wir folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

a) Bei der Aufgabe einer Bestellung

• Vor- und Nachname
• Lieferadresse
• Wohnadresse (falls abweichend)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Rechnungsdaten (einschließlich Firmenname und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern zutreffend)

Informationen über die bestellten Produkte

b) Bei der Erstellung eines Benutzerkontos

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (in verschlüsselter Form gespeichert)
• Bestellhistorie

c) Bei Kontaktaufnahme über Formular oder E-Mail

• Vor- und Nachname (falls angegeben)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (falls angegeben)
• Inhalt der Nachricht

d) Bei Anmeldung zum Newsletter

• E-Mail-Adresse
• optional Vorname (falls freiwillig angegeben)

3.2 Automatisch erhobene Daten

Beim Besuch der Website können automatisch folgende Daten erhoben werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Besuchs
• Browsertyp
• Gerätetyp
• Betriebssystem
• Daten über die Aktivitäten auf der Website
• in Cookies gespeicherte Daten

Diese Daten können zu technischen, analytischen, statistischen sowie Marketingzwecken verarbeitet werden.

3.3 Daten von Minderjährigen

Die Website und der Online-Shop richten sich ausschließlich an volljährige Personen. Wir verarbeiten wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren. Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass solche Daten übermittelt wurden, werden diese unverzüglich gelöscht.

4. WIE ERHEBEN WIR PERSONENBEZOGENE DATEN?

Personenbezogene Daten werden auf folgende Weise erhoben:

4.1 Direkt vom Nutzer

Daten werden freiwillig bereitgestellt, insbesondere bei:

• der Aufgabe einer Bestellung
• der Erstellung eines Benutzerkontos
• der Anmeldung zum Newsletter
• dem Versenden einer Anfrage über das Kontaktformular
• der Kontaktaufnahme per E-Mail
• der Teilnahme an Werbeaktionen oder Gewinnspielen (falls organisiert)

Die Bereitstellung der Daten ist freiwillig. In bestimmten Fällen ist sie jedoch erforderlich, um einen Vertrag abzuschließen und zu erfüllen (z. B. zur Bearbeitung einer Bestellung).

4.2 Automatisch über informationstechnische Technologien

Daten können automatisch erhoben werden durch:

• Cookies
• Server-Logdateien
• Analysewerkzeuge
• Marketingtools

Diese Informationen werden verwendet, um:

• die ordnungsgemäße Funktion der Website sicherzustellen,
• den Website-Traffic zu analysieren,
• die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern,

Inhalte und Werbung zu personalisieren (sofern eine entsprechende Einwilligung vorliegt).

4.3 Von Dritten

In bestimmten Fällen können Daten von Zahlungsdienstleistern, Kurierunternehmen oder IT-Dienstleistern erhoben werden – ausschließlich in dem Umfang, der für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.

5. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER DATENVERARBEITUNG

Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zu bestimmten, eindeutigen und rechtmäßigen Zwecken gemäß den Grundsätzen der Art. 5 und 6 DSGVO. Je nach Beziehung zwischen dem Nutzer und dem Verantwortlichen können personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

5.1 Durchführung des Kaufvertrages und Bestellabwicklung

Insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Annahme und Bearbeitung von Bestellungen
• Abwicklung von Zahlungen
• Organisation der Lieferung
• Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit der Bestellabwicklung
• Bearbeitung von Rücksendungen und Reklamationen

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Die Bereitstellung dieser Daten ist Voraussetzung für den Abschluss eines Vertrags. Ohne diese Daten kann die Bestellung nicht bearbeitet werden.

5.2 Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen
• Führung der Buchhaltungsunterlagen
• Erfüllung steuerlicher Verpflichtungen
• Übermittlung von Informationen an berechtigte Behörden

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

5.3 Bearbeitung von Anfragen und Kommunikation

Bei Kontaktaufnahme über Formular, E-Mail oder Telefon werden personenbezogene Daten verarbeitet, um:

• Anfragen zu beantworten
• Korrespondenz zu führen
• Anliegen zu bearbeiten

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Kommunikation mit Nutzern.

5.4 Marketing eigener Produkte und Dienstleistungen

Personenbezogene Daten können verarbeitet werden, um:

• Newsletter zu versenden
• kommerzielle Informationen zu übermitteln
• über Angebote und Neuigkeiten zu informieren
• Remarketingmaßnahmen durchzuführen

Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung des Nutzers (z. B. Newsletter-Anmeldung)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen am Marketing eigener Produkte

Vorschriften zur elektronischen Kommunikation (z. B. TTDSG) hinsichtlich erforderlicher Marketingeinwilligungen

Der Nutzer hat das Recht, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen oder der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung zu widersprechen.

5.5 Analyse- und Statistikzwecke

Automatisch erhobene Daten (z. B. IP-Adresse oder Daten zum Website-Traffic) können verarbeitet werden, um:

• die Funktionsweise der Website zu analysieren
• die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern
• die Website zu optimieren
• die Sicherheit der IT-Systeme zu gewährleisten

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Weiterentwicklung und Sicherung der Website.

5.6 Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Personenbezogene Daten können verarbeitet werden, um:

• Forderungen geltend zu machen
• sich gegen Ansprüche zu verteidigen
• gerichtliche oder behördliche Verfahren zu führen

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen.

5.7 Profiling

Im Rahmen von Marketingmaßnahmen können personenbezogene Daten zum Profiling verwendet werden, sowohl automatisiert als auch nicht automatisiert, um Marketinginhalte besser an die Interessen der Nutzer anzupassen. Das Profiling hat keine rechtlichen Auswirkungen auf den Nutzer und beeinträchtigt seine Situation nicht erheblich.

6. WEITERGABE PERSONENBEZOGENER DATEN

Personenbezogene Daten können an Dritte nur insoweit weitergegeben werden, wie dies zur Erfüllung der Zwecke der Datenverarbeitung erforderlich ist und auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO erfolgt. Daten können insbesondere weitergegeben werden an:

6.1 Dienstleister zur Unterstützung der Tätigkeit des Verantwortlichen

• Hosting- und IT-Dienstleister
• Betreiber elektronischer Zahlungssysteme
• Buchhaltungs- und Steuerdienstleister
• Kurier- und Postdienstleister
• Anbieter von E-Mail- und Newsletter-Systemen
• Anbieter von Analyse- und Marketingtools

Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich gemäß den Weisungen des Verantwortlichen und nur in dem Umfang, der zur Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist.

6.2 Öffentliche Stellen

Personenbezogene Daten können an staatliche Behörden, Gerichte oder andere gesetzlich befugte Stellen übermittelt werden, wenn eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht.

6.3 Datenübermittlung in Drittländer

Sollten im Rahmen der Nutzung von IT-Diensten personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden (z. B. in die USA), stellt der Verantwortliche sicher, dass geeignete Garantien gemäß DSGVO angewendet werden, insbesondere:

• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (SCC)
• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission
• andere Mechanismen gemäß Art. 44–49 DSGVO

Der Verantwortliche verkauft keine personenbezogenen Daten der Nutzer.

7. SPEICHERDAUER PERSONENBEZOGENER DATEN

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist und gesetzliche Aufbewahrungspflichten eingehalten werden müssen. Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung.

7.1 Daten im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung

Diese Daten werden für die Dauer des Vertrags und danach für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen nach Zivilrecht gespeichert (in der Regel bis zu 6 Jahre).

7.2 Buchhaltungs- und Steuerdaten

Diese Daten werden entsprechend den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert (in der Regel 5 Jahre ab Ende des Steuerjahres).

7.3 Daten auf Grundlage einer Einwilligung

Diese Daten werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert.

7.4 Daten auf Grundlage berechtigter Interessen

Diese Daten werden gespeichert, bis ein wirksamer Widerspruch eingelegt wird oder der Zweck der Verarbeitung entfällt.

7.5 Analyse- und technische Daten

Diese Daten werden für den Zeitraum gespeichert, der zur Durchführung statistischer Analysen und zur Gewährleistung der Sicherheit der IT-Systeme erforderlich ist.

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sodass eine Identifizierung der betroffenen Person nicht mehr möglich ist.

8. IHRE RECHTE

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen jeder betroffenen Person bestimmte Rechte zu.

Sie haben insbesondere folgende Rechte:

8.1 Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht zu erfahren, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft über diese Daten sowie über Informationen zur Datenverarbeitung.

8.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

8.3 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:

• die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben
• Sie wirksam Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben
• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden

Dieses Recht kann eingeschränkt sein, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

8.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in den in Art. 18 DSGVO genannten Fällen zu verlangen.

8.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Für Daten, die auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeitet werden, haben Sie das Recht, diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

8.6 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese auf einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruht. Werden Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

8.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist.

8.8 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltende Datenschutzvorschriften verstößt. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren unter: shop@volantespirits.com Der Verantwortliche kann zur Verifizierung Ihrer Identität zusätzliche Informationen anfordern, um unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern.

9. COOKIES UND ÄHNLICHE TECHNOLOGIEN

Die Website verwendet Cookies sowie andere ähnliche Technologien (z. B. Tracking-Pixel oder Web-Beacons).

9.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch der Website auf dem Gerät des Nutzers (Computer, Smartphone oder Tablet) gespeichert werden.

9.2 Zweck der Verwendung von Cookies

Cookies können insbesondere zu folgenden Zwecken eingesetzt werden:

• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion der Website
• Aufrechterhaltung der Nutzersitzung
• Speicherung von Nutzereinstellungen und Präferenzen
• Durchführung statistischer Analysen
• Optimierung der Website
• Durchführung von Marketing- und Remarketingmaßnahmen (nach Einwilligung des Nutzers)

9.3 Arten der verwendeten Cookies

a) Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für das ordnungsgemäße Funktionieren der Website erforderlich und benötigen keine Einwilligung des Nutzers.

b) Funktionale Cookies

Diese ermöglichen es, vom Nutzer gewählte Einstellungen und Präferenzen zu speichern.

c) Analyse-Cookies

Diese ermöglichen die Analyse der Nutzung der Website, um deren Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

d) Marketing-Cookies

Diese dienen dazu, dem Nutzer personalisierte Werbeinhalte anzuzeigen.

9.4 Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies

Notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse Analyse- und Marketing-Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung des Nutzers

Die Einwilligung kann über ein Consent-Management-Tool (Cookie-Banner) erteilt werden und jederzeit widerrufen werden.

9.5 Verwaltung von Cookies

Der Nutzer kann:

• die Cookie-Einstellungen in seinem Browser ändern
• gespeicherte Cookies löschen
• seine Einwilligung über die Einstellungen des Cookie-Banners widerrufen

Die Einschränkung der Verwendung von Cookies kann die Funktionalität der Website beeinträchtigen.

10. DATENSICHERHEIT

Der Verantwortliche setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, das dem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen angemessen ist.

Insbesondere werden folgende Maßnahmen eingesetzt:

• Verschlüsselung der Datenübertragung (SSL)
• Schutz der IT-Systeme
• eingeschränkter Zugriff auf Daten ausschließlich für autorisierte Personen
• Verfahren zur Zugriffsverwaltung
• regelmäßige Systemaktualisierungen

Der Verantwortliche ergreift Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor:

• unbefugtem Zugriff
• Verlust
• Zerstörung
• unbefugter Veränderung

11. EXTERNE LINKS

Die Website kann Links zu anderen Websites enthalten, einschließlich sozialer Netzwerke oder Geschäftspartner. Der Verantwortliche übernimmt keine Verantwortung für die Datenschutzpraktiken dieser externen Websites. Es wird empfohlen, sich mit der Datenschutzerklärung jeder besuchten externen Website vertraut zu machen.

12. ÄNDERUNGEN DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen, insbesondere im Falle von:

• Änderungen der gesetzlichen Vorschriften
• Änderungen in der Funktionsweise der Website
• Erweiterung des Angebots an Dienstleistungen
• Einführung neuer technologischer Lösungen

Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung wird auf der Website veröffentlicht.

Bei wesentlichen Änderungen können Nutzer über einen Hinweis auf der Website oder elektronisch informiert werden (sofern zutreffend). Diese Version der Datenschutzerklärung gilt ab dem:

02. März 2026