Polityka prywatności

VOLANTE FREE SPIRITS

1. WPROWADZENIE

Volante Free Spirits (dalej również jako „Administrator” lub „my”) przywiązuje szczególną wagę do ochrony danych osobowych użytkowników odwiedzających stronę internetową oraz korzystających ze sklepu internetowego prowadzonego pod domeną volantespirits.com (dalej: „Serwis” lub „Sklep”).

Niniejsza Polityka prywatności ma na celu przekazanie pełnych informacji dotyczących:

zasad przetwarzania danych osobowych,
podstaw prawnych przetwarzania,
sposobów ich pozyskiwania i wykorzystywania,
okresów przechowywania danych,
praw przysługujących osobom, których dane dotyczą,
zasad stosowania plików cookies i podobnych technologii.

Dokument został sporządzony zgodnie z:

Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej i ochrony prywatności w środowisku cyfrowym,
innymi obowiązującymi przepisami prawa Unii Europejskiej i prawa polskiego.

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy (np. adres IP) lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających tożsamość fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tej osoby.

Polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Volante Free Spirits występuje jako administrator danych osobowych, w szczególności w związku z:

prowadzeniem strony internetowej,
prowadzeniem sklepu internetowego,
realizacją zamówień,
obsługą zapytań i korespondencji,
prowadzeniem działań marketingowych,
wysyłką newslettera,
prowadzeniem działań analitycznych i statystycznych.

Polityka może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianą przepisów prawa, zmianą sposobu działania Serwisu lub rozszerzeniem zakresu oferowanych usług.

2. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych jest:

Volante Free Spirits
Śliwkowa 4
62-002 Suchy Las
NIP: 7831609026
E-mail: shop@volantespirits.com

Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, a także w przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki, można skontaktować się z Administratorem:

drogą elektroniczną: shop@volantespirits.com
pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej

Administrator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych oraz zgodności przetwarzania z obowiązującymi przepisami prawa.

3. JAKIE DANE OSOBOWE GROMADZIMY?

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i Sklepu.

3.1 Dane podawane bezpośrednio przez użytkownika

W związku z korzystaniem z Serwisu możemy przetwarzać następujące dane:

a) W przypadku składania zamówienia:

imię i nazwisko,
adres dostawy,
adres zamieszkania (jeśli inny),
adres e-mail,
numer telefonu,
dane do faktury (w tym nazwa firmy i NIP – jeżeli dotyczy),
informacje dotyczące zamówionych produktów.

b) W przypadku założenia konta:

imię i nazwisko,
adres e-mail,
hasło (w postaci zaszyfrowanej),
historia zamówień.

c) W przypadku kontaktu przez formularz lub e-mail:

imię i nazwisko (jeśli podane),
adres e-mail,
numer telefonu (jeśli podany),
treść wiadomości.

d) W przypadku zapisu do newslettera:

adres e-mail,
ewentualnie imię (jeśli podane dobrowolnie).

3.2 Dane zbierane automatycznie

Podczas korzystania z Serwisu automatycznie zbierane mogą być:

adres IP,
data i godzina wizyty,
typ przeglądarki,
typ urządzenia,
system operacyjny,
dane o aktywności w Serwisie,
dane zapisywane w plikach cookies.

Dane te mogą być przetwarzane w celach technicznych, analitycznych, statystycznych oraz marketingowych.

3.3 Dane nieletnich

Serwis i Sklep są przeznaczone wyłącznie dla osób pełnoletnich. Nie przetwarzamy świadomie danych osób poniżej 18 roku życia. W przypadku uzyskania informacji, że dane takiej osoby zostały przekazane, zostaną one niezwłocznie usunięte.

4. W JAKI SPOSÓB GROMADZIMY DANE?

Dane osobowe pozyskujemy w następujący sposób:

4.1 Bezpośrednio od użytkownika

Dane przekazywane są dobrowolnie podczas:

składania zamówienia,
zakładania konta,
zapisywania się do newslettera,
wysyłania zapytania przez formularz kontaktowy,
kontaktu e-mailowego,
udziału w akcjach promocyjnych lub konkursach (jeśli organizowane).

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy (np. realizacji zamówienia).

4.2 Automatycznie poprzez technologie informatyczne

Dane mogą być zbierane automatycznie poprzez:

pliki cookies,
logi serwera,
narzędzia analityczne,
narzędzia marketingowe.

Informacje te są wykorzystywane do:

zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu,
analizy ruchu na stronie,
poprawy jakości usług,
personalizacji treści i reklam (w przypadku wyrażenia zgody).

4.3 Od podmiotów trzecich

W określonych przypadkach dane mogą być pozyskiwane od podmiotów realizujących płatności, firm kurierskich lub dostawców usług IT — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji umowy.

5. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w określonych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 5 i 6 RODO.

W zależności od relacji użytkownika z Administratorem dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

5.1 Realizacja umowy sprzedaży i obsługa zamówień

W szczególności:

przyjęcie i realizacja zamówienia,
obsługa płatności,
realizacja dostawy,
kontakt w sprawie realizacji zamówienia,
obsługa zwrotów i reklamacji.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

Podanie danych w tym zakresie jest warunkiem zawarcia umowy. Brak ich podania uniemożliwia realizację zamówienia.

5.2 Wypełnienie obowiązków prawnych

W szczególności:

wystawianie i przechowywanie faktur,
prowadzenie dokumentacji księgowej,
realizacja obowiązków podatkowych,
udzielanie informacji uprawnionym organom państwowym.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

5.3 Obsługa zapytań i kontaktu

W przypadku kontaktu poprzez formularz, e-mail lub telefon dane przetwarzane są w celu:

udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
prowadzenia korespondencji,
obsługi zgłoszeń.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze komunikacji z użytkownikami.

5.4 Marketing własnych produktów i usług

Dane mogą być przetwarzane w celu:

wysyłki newslettera,
przesyłania informacji handlowych,
informowania o promocjach i nowościach,
prowadzenia działań remarketingowych.

Podstawy prawne:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika (np. zapis do newslettera),
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (marketing własnych produktów),
przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej – w zakresie wymaganych zgód marketingowych.

Użytkownik ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę lub wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego.

5.5 Cele analityczne i statystyczne

Dane zbierane automatycznie (np. adres IP, dane o ruchu na stronie) mogą być przetwarzane w celu:

analizy funkcjonowania Serwisu,
poprawy jakości usług,
optymalizacji strony,
zapewnienia bezpieczeństwa systemów IT.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwoju i zabezpieczeniu Serwisu.

5.6 Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu:

dochodzenia należności,
obrony przed roszczeniami,
prowadzenia postępowań sądowych lub administracyjnych.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

5.7 Profilowanie

W ramach działalności marketingowej dane mogą być wykorzystywane do profilowania w sposób niezautomatyzowany lub zautomatyzowany, w celu dopasowania treści marketingowych do zainteresowań użytkownika.

Profilowanie nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa istotnie na jego sytuację.

6. UDOSTĘPNIANIE DANYCH

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania oraz na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO.

Dane mogą być przekazywane w szczególności:

6.1 Podmiotom wspierającym działalność Administratora

dostawcom usług hostingowych i IT,
operatorom systemów płatności elektronicznych,
firmom księgowym i biurom rachunkowym,
firmom kurierskim i operatorom pocztowym,
dostawcom systemów mailingowych,
dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora i w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im usług.

6.2 Organom publicznym

Dane mogą być udostępniane organom państwowym, sądom lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, wyłącznie w przypadkach, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

6.3 Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli w ramach korzystania z narzędzi informatycznych dane byłyby przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA), Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności:

standardowych klauzul umownych (SCC),
decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
innych mechanizmów przewidzianych w art. 44–49 RODO.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

7. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE?

Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, z uwzględnieniem przepisów prawa.

Okres przechowywania zależy od celu przetwarzania:

7.1 Dane związane z realizacją umowy

Przechowywane przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa cywilnego (co do zasady 6 lat).

7.2 Dane księgowe i podatkowe

Przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).

7.3 Dane przetwarzane na podstawie zgody

Przechowywane do momentu cofnięcia zgody.

7.4 Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu

Przechowywane do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

7.5 Dane analityczne i techniczne

Przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów statystycznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. TWOJE PRAWA

Zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługują określone prawa.

W zakresie przewidzianym przepisami prawa przysługuje Ci:

8.1 Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce — uzyskać dostęp do tych danych oraz informacji dotyczących ich przetwarzania.

8.2 Prawo do sprostowania danych

Masz prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych lub ich uzupełnienia.

8.3 Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Masz prawo żądać usunięcia danych osobowych, jeżeli:

dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
cofniesz zgodę, na której opiera się przetwarzanie,
wniesiesz skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania,
dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo to może podlegać ograniczeniom, jeżeli przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.

8.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO.

8.5 Prawo do przenoszenia danych

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, masz prawo otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazać je innemu administratorowi.

8.6 Prawo do sprzeciwu

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

Jeżeli dane są przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego, sprzeciw jest skuteczny bez konieczności uzasadniania.

8.7 Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, masz prawo ją cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

8.8 Prawo wniesienia skargi

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem:
shop@volantespirits.com

Administrator może poprosić o potwierdzenie tożsamości w celu zabezpieczenia danych przed nieuprawnionym dostępem.

9. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz inne podobne technologie (np. piksele śledzące, znaczniki internetowe).

9.1 Czym są pliki cookies?

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas korzystania z Serwisu.

9.2 Cele stosowania cookies

Cookies mogą być wykorzystywane w celu:

zapewnienia prawidłowego działania strony,
utrzymania sesji użytkownika,
zapamiętywania preferencji,
prowadzenia analiz statystycznych,
optymalizacji działania strony,
prowadzenia działań marketingowych i remarketingowych (po uzyskaniu zgody).

9.3 Rodzaje stosowanych cookies

a) Niezbędne cookies

Są konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu i nie wymagają zgody użytkownika.

b) Funkcjonalne cookies

Umożliwiają zapamiętanie wybranych ustawień i preferencji.

c) Analityczne cookies

Pozwalają analizować sposób korzystania ze strony w celu jej ulepszania.

d) Marketingowe cookies

Służą do wyświetlania dopasowanych treści reklamowych.

9.4 Podstawa prawna stosowania cookies

Cookies niezbędne – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
Cookies analityczne i marketingowe – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika).

Zgoda może być wyrażona poprzez narzędzie zarządzania zgodami (baner cookies) i może zostać w każdej chwili wycofana.

9.5 Zarządzanie cookies

Użytkownik może:

zmienić ustawienia cookies w przeglądarce,
usunąć zapisane cookies,
wycofać zgodę poprzez ustawienia banera cookies.

Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.

10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

W szczególności stosowane są:

szyfrowanie transmisji danych (SSL),
zabezpieczenia systemów IT,
ograniczony dostęp do danych wyłącznie dla osób upoważnionych,
procedury zarządzania dostępem,
regularne aktualizacje systemów.

Administrator podejmuje działania w celu ochrony danych przed:

nieuprawnionym dostępem,
utratą,
zniszczeniem,
nieuprawnioną modyfikacją.

11. LINKI ZEWNĘTRZNE

Serwis może zawierać linki do innych stron internetowych, w tym do serwisów społecznościowych lub partnerów handlowych.

Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych obowiązujące na tych stronach.

Zaleca się zapoznanie z polityką prywatności każdej odwiedzanej strony zewnętrznej.

12. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku:

zmiany przepisów prawa,
zmiany sposobu funkcjonowania Serwisu,
rozszerzenia zakresu oferowanych usług,
wdrożenia nowych narzędzi technologicznych.

Aktualna wersja Polityki będzie publikowana w Serwisie.

W przypadku istotnych zmian użytkownicy mogą zostać poinformowani w formie komunikatu w Serwisie lub drogą elektroniczną (jeżeli dotyczy).

Niniejsza wersja obowiązuje od dnia:
02 marca 2026 r.